Guide pratique : comment numériser un document à l’aide de votre imprimante

Numériser un document ne se résume plus à « faire un scan » pour l’envoyer par mail. C’est devenu un geste clé de l’organisation digitale : archivage, signature électronique, automatisation comptable, intégration dans un CRM, préparation d’un dossier juridique… Tout commence par un fichier bien scanné. Entre les imprimantes multifonctions Canon, Epson, HP, Brother, Samsung, Lexmark, Xerox, Ricoh ou Dell qui envahissent les bureaux, et les smartphones qui se prennent pour des scanners, il est facile de s’y perdre. Ce guide propose une méthode simple, concrète et orientée productivité pour transformer ce geste technique en vrai levier d’efficacité.

Pour beaucoup d’entreprises, la bascule vers le document numérique n’est pas seulement une question de confort, c’est un enjeu économique et écologique. L’ADEME a montré en 2024 qu’une politique de numérisation bien pensée pouvait réduire la consommation de papier jusqu’à 35 %. En parallèle, la majorité des imprimantes multifonctions du marché – plus de 70 % des équipements domestiques et professionnels – intègrent désormais des fonctions de scan avancées, mais sous-exploitées. Le vrai défi n’est donc plus d’avoir le bon matériel, mais de savoir l’utiliser vraiment, avec les bons réglages, les bons formats de fichier et une organisation solide derrière.

En bref :

• Réduire le papier : la numérisation intelligente permet de diminuer fortement l’usage d’imprimés sans perdre en confort de travail.
• Préparer son matériel : pilotes à jour, espace disque disponible, connexion stable (USB ou Wi-Fi) sont indispensables pour des scans fiables.
• Maîtriser les réglages : résolution, couleur, format (PDF, JPEG, TIFF) doivent être choisis en fonction de l’usage final, pas au hasard.
• Automatiser les flux : un bon scan se connecte ensuite à ton écosystème numérique (OCR, stockage cloud, outils métiers).
• Utiliser le mobile intelligemment : le smartphone complète l’imprimante, surtout en mobilité ou pour des besoins ponctuels.

Comprendre pourquoi numériser ses documents change la donne au quotidien

Avant de se lancer dans les manipulations, il est utile de comprendre ce que la numérisation change vraiment pour un indépendant, une PME ou une équipe marketing. Numériser, ce n’est pas seulement « dématérialiser », c’est transformer un document figé en ressource exploitable dans ton système d’information. Ce simple geste impacte la productivité, la sécurité, le marketing, mais aussi l’image de ton organisation.

Une étude de l’ADEME de 2024 montre que les entreprises ayant industrialisé la numérisation de leurs documents ont réduit en moyenne de 35 % leur consommation de papier. Cela signifie moins d’impressions, moins de stockage physique, moins d’armoires, mais surtout moins de temps perdu à chercher « le bon dossier dans la mauvaise chemise ». Un fichier bien scanné, nommé correctement et rangé au bon endroit devient consultable en quelques secondes, depuis n’importe quel poste connecté ou même en mobilité.

Les imprimantes multifonctions Canon, HP, Epson, Brother, Samsung ou Lexmark qui équipent la plupart des bureaux ne sont plus de simples « machines à imprimer ». Ce sont des hubs documentaires : elles reçoivent, numérisent, envoient par mail, déposent dans des dossiers réseaux ou vers des services cloud. Ignorer leurs capacités revient à laisser une partie de sa productivité sur la table. Dans un environnement où le travail hybride et le télétravail se normalisent, savoir exploiter ces fonctions devient un prérequis, pas un bonus.

Concrètement, la numérisation bien pensée simplifie plusieurs scénarios clés :

• Signature électronique : un contrat signé à la main scanné proprement peut être archivé puis complété par une signature électronique, en respectant les contraintes légales.
• Comptabilité : factures fournisseurs scannées, reconnues via OCR, puis injectées automatiquement dans un logiciel comptable.
• Onboarding client : pièces justificatives numérisées et déposées dans un CRM ou un espace client en ligne pour fluidifier les parcours.
• Marketing et communication : supports papier anciens (brochures, flyers, coupures de presse) numérisés pour nourrir les contenus digitaux.

Pour les directions marketing ou les fondateurs de petites structures, la numérisation permet aussi de mieux raconter l’histoire de la marque. Des archives papier scannées, des anciennes campagnes, des articles de presse reformatés deviennent des assets réutilisables dans une stratégie de contenu : storytelling, timeline sur le site web, posts de réseaux sociaux, dossiers presse enrichis.

Enfin, la numérisation est un sujet de sécurité. Un document physique peut brûler, être perdu ou volé. Numérisé, stocké dans plusieurs espaces (serveur interne, cloud, sauvegarde externe), il devient bien plus résilient. À condition, bien sûr, de mettre en place des droits d’accès, un minimum de chiffrement et une politique documentaire. L’imprimante n’est que la première étape, mais elle déclenche tout le reste.

Objectif	Valeur ajoutée de la numérisation	Outils typiques
Réduction du papier	Diminution de 35 % en moyenne des impressions inutiles	Imprimantes HP, Canon, Epson avec scan vers PDF
Productivité	Recherche documentaire en quelques secondes	Serveur de fichiers, solutions cloud, indexation
Automatisation	Intégration dans les outils métiers (CRM, ERP, compta)	OCR, connecteurs SaaS, workflows automatisés
Sécurité	Copies de sauvegarde, accès contrôlés	Cloud sécurisé, NAS, droits d’utilisateurs

La numérisation n’est donc pas un acte isolé. C’est le point d’entrée d’un flux documentaire qui soutient ton business au quotidien.

Préparer son imprimante pour numériser un document sans mauvaise surprise

Une numérisation fiable commence bien avant d’appuyer sur le bouton « Scan ». La majorité des problèmes rencontrés (scanner non détecté, qualité médiocre, format inadapté) viennent d’une préparation bâclée. Pourtant, quelques vérifications techniques suffisent pour stabiliser la chaîne, que ton imprimante soit une Canon d’entrée de gamme, une Epson connectée, une HP de bureau ou une Xerox professionnelle.

Premier réflexe : installer ou mettre à jour les pilotes officiels du fabricant. Les CD fournis avec les imprimantes Brother, Lexmark, Ricoh, Dell ou Samsung sont souvent obsolètes. Les versions en ligne intègrent les correctifs récents, une meilleure compatibilité avec Windows 10/11, macOS ou Linux, ainsi que des utilitaires dédiés à la numérisation. Sans ces pilotes à jour, l’ordinateur peut reconnaître l’imprimante pour l’impression, mais ignorer totalement le module scanner.

Deuxième point trop souvent négligé : l’espace de stockage. Un scan haute résolution de plusieurs dizaines de pages peut rapidement peser quelques centaines de mégaoctets, surtout en couleurs. Prévoir au moins 2 Go d’espace libre sur le disque ou le SSD de l’ordinateur permet de gérer sereinement une session de numérisation lourde. Pour les structures qui scannent beaucoup (agences, cabinets d’experts-comptables, services RH), l’usage d’un dossier de destination sur un serveur ou un NAS est encore plus pertinent.

Pour fiabiliser la mise en route, la check-list suivante est utile :

• Pilotes : téléchargement depuis le site Canon, HP, Epson, Brother, etc., plutôt que via des logiciels tiers.
• Connexion : choix entre USB (simple, local) et Wi-Fi/Ethernet (partage en réseau, pratique en équipe).
• Système : vérification dans les paramètres que l’imprimante apparaît bien comme « imprimante et scanner ».
• Espace disque : minimum 2 Go libres pour éviter les erreurs en cours de scan.
• Tests : réaliser un premier scan de test en basse résolution pour valider le flux.

Les systèmes d’exploitation proposent leurs propres interfaces de gestion des imprimantes multifonctions. Sur Windows 10/11, le chemin classique est : Paramètres > Périphériques > Imprimantes et scanners, où l’on ajoute l’appareil, parfois détecté automatiquement sur le réseau. macOS passe par Réglages Système > Imprimantes et scanners, avec là aussi une détection réseau plutôt fiable. Sous Linux, les distributions récentes s’appuient souvent sur le package SANE pour gérer la partie scanner.

Une fois l’appareil reconnu, chaque constructeur propose des utilitaires plus ou moins avancés. Canon, Epson ou HP fournissent des logiciels qui permettent de choisir la résolution, le format, la destination du fichier, voire d’envoyer directement le scan par e-mail. Sur des modèles plus avancés comme certains Xerox, Ricoh ou Lexmark, ces fonctions sont même accessibles directement depuis l’écran de l’imprimante, sans passer par le PC.

Ce paramétrage initial peut sembler fastidieux, mais il évite ensuite de se battre au quotidien avec un scanner capricieux. Dans un contexte pro, où plusieurs collaborateurs partagent une même imprimante, cette étape de préparation est clé pour éviter les blocages.

Élément	Action recommandée	Impact sur la numérisation
Pilotes	Installer depuis site officiel Canon/Epson/HP/Brother/Xerox…	Compatibilité maximale, accès aux fonctions avancées
Connexion	Choisir USB pour un poste, Wi-Fi/Ethernet pour un groupe	Fiabilité du scan et accessibilité en réseau
Espace disque	Réserver au moins 2 Go pour les sessions de scan	Limite les erreurs et les fichiers incomplets
Application de scan	Tester l’outil natif système + logiciel constructeur	Meilleure maîtrise des paramètres et profils

Une imprimante bien préparée devient un outil discret, mais redoutablement efficace dans ton écosystème numérique.

Étapes pas à pas pour numériser un document avec une imprimante multifonction

Une fois le matériel prêt, place à l’opération concrète : transformer une feuille papier en fichier numérique de qualité. L’important n’est pas seulement d’obtenir « une image », mais un document bien cadré, lisible, exploitable et fidèle à l’original. Que l’imprimante soit une HP de bureau, une Canon compacte, une Brother tout-en-un ou une Xerox plus massive, la logique d’usage reste très proche.

Le premier geste se joue sur le positionnement du document. Sur un scanner à plat, la feuille doit être posée face imprimée contre la vitre, en respectant les repères dessinés dans un coin (souvent en haut à gauche). Ce simple alignement évite les scans de travers, les marges disproportionnées ou les découpes accidentelles. Sur un chargeur automatique de documents (ADF), la face à numériser doit suivre le sens indiqué par les icônes sur l’appareil.

Quelques réflexes gagnent du temps sur la durée :

• Retirer agrafes et trombones pour éviter ombres parasites et rayures sur la vitre.
• Déplier les coins pour que le document soit parfaitement plaqué contre la surface.
• Fermer le capot pour limiter les reflets et obtenir un noir de fond homogène.
• Nettoyer la vitre périodiquement pour éviter les traces récurrentes sur tous les scans.

Le second temps se passe devant l’ordinateur ou l’écran de l’imprimante. Les systèmes intègrent aujourd’hui des applications natives très correctes : « Télécopie et numérisation » sur Windows, Aperçu ou Transfert d’images sur macOS, Simple Scan sur beaucoup de distributions Linux. Ces outils permettent de choisir la source (Canon, Epson, HP, Brother, Lexmark, Ricoh…), la résolution, la couleur, et le format de sortie.

Une fois la prévisualisation lancée, il est judicieux de vérifier l’orientation, de recadrer si nécessaire, et de décider si le document doit être scanné en recto simple ou recto verso. Les imprimantes dotées d’un ADF recto verso gèrent cela automatiquement ; pour les autres, il faut souvent retourner les pages et numériser en deux passes, puis fusionner les fichiers.

Un flux type pour un usage pro peut ressembler à ceci :

• Étape 1 : placer le document sur la vitre ou dans l’ADF.
• Étape 2 : lancer l’application de numérisation sur l’ordinateur.
• Étape 3 : sélectionner l’imprimante (par exemple « HP LaserJet… » ou « Canon Pixma… »).
• Étape 4 : choisir profil « Document texte – 300 DPI – Noir & blanc – PDF ».
• Étape 5 : prévisualiser, ajuster le cadrage, lancer le scan final.
• Étape 6 : enregistrer avec un nom de fichier structuré (ex : 2025-03-Contrat-Client-X.pdf).

Pour mieux visualiser les options disponibles, ce tableau synthétise les principales applications natives et formats pris en charge :

Système	Application native	Formats principaux
Windows	Télécopie et numérisation Windows	PDF, JPEG, PNG, TIFF
macOS	Aperçu / Transfert d’images	PDF, JPEG, PNG, HEIF
Linux	Simple Scan / XSane	PDF, JPEG, PNG

Les imprimantes multifonctions Samsung, Dell, Kodak ou Lexmark proposent souvent des boutons physiques « Scan to PC » ou « Scan to E-mail ». Ces raccourcis peuvent être paramétrés pour envoyer directement les documents vers une adresse spécifique (par exemple [email protected]) ou vers un dossier réseau. Dans un environnement d’équipe, c’est un moyen simple d’éviter de multiplier les manipulations côté utilisateur.

La clé, dans ce processus, est la répétabilité. Une fois qu’un profil de scan fonctionne bien pour un type de document (facture, contrat, fiche client), le conserver et l’appliquer systématiquement évite les fichiers hétérogènes et difficilement exploitables.

Paramétrer résolution, formats et couleurs pour une numérisation de qualité

Le réglage des paramètres de numérisation est ce qui fait la différence entre un scan « passable » et un document professionnel, léger et facilement exploitable. La résolution (exprimée en DPI), le mode couleur et le format de fichier doivent être choisis en fonction de l’usage final. Inutile de scanner un simple bon de livraison en 600 DPI couleur, comme il serait dommage de numériser une photo historique en noir et blanc compressé.

La résolution conditionne à la fois la qualité du rendu et la taille du fichier. Pour du texte standard destiné à être lu à l’écran ou imprimé ponctuellement, 300 DPI représentent un bon compromis. Pour des archives importantes, des documents légaux ou des images détaillées, passer à 600 DPI permet de préserver les détails, au prix de fichiers plus lourds. Certains matériels, notamment des Ricoh ou Xerox orientés entreprise, montent au-delà, mais ces niveaux sont rarement nécessaires hors besoins graphiques spécifiques.

Le mode de couleur impacte tout autant l’usage :

• Noir et blanc : idéal pour les textes simples, d’une taille souvent inférieure à 100 Ko par page.
• Niveaux de gris : utile pour les documents contenant des graphiques ou des logos sobres, avec une taille modérée.
• Couleurs : indispensable pour les photos, brochures, plaquettes marketing, avec des fichiers qui peuvent atteindre 1 à 2 Mo par page.

Le format de fichier est l’autre grande décision. Pour des documents multipages, le PDF s’impose dans la plupart des contextes, notamment pour l’archivage, le juridique, la comptabilité, ou le partage avec des clients. Le JPEG est adapté aux images isolées, visuels à intégrer dans un site web ou une présentation PowerPoint. Le TIFF, peu compressé, reste très apprécié dans certains secteurs (édition, photographie), mais génère des fichiers volumineux.

Pour aider à y voir clair, ce tableau résume les grandes options :

Usage	Résolution conseillée	Mode	Format
Factures, bons de commande	300 DPI	Noir et blanc	PDF
Contrats et documents juridiques	300 à 400 DPI	Niveaux de gris	PDF
Brochures marketing	300 à 600 DPI	Couleurs	PDF ou JPEG
Photos d’archives	600 DPI	Couleurs	TIFF ou JPEG haute qualité

Les suites logicielles fournies par Canon, Epson, HP, Brother ou Kodak permettent souvent de créer des profils de numérisation : « Texte N&B 300 DPI PDF vers Dossier Comptabilité », « Couleur Haute Qualité 600 DPI JPEG vers Dossier Marketing », etc. Une fois paramétrés, ces profils réduisent le risque d’erreur et rendent la numérisation quasi mécanique, même pour les membres de l’équipe les moins technophiles.

Un dernier point mérite l’attention : certains comportements du matériel peuvent perturber le flux. Des cartouches d’encre non reconnues sur une Epson ou une HP, par exemple, peuvent parfois bloquer l’accès au menu ou à l’écran de contrôle, compliquant indirectement la numérisation. Vérifier l’état du consommable, installer des cartouches compatibles reconnues et maintenir le firmware à jour permet d’éviter ces blocages annexes.

• Créer des profils types pour les différents usages métiers.
• Tester la lisibilité sur plusieurs écrans (ordinateur, tablette, smartphone).
• Contrôler la taille des fichiers pour faciliter l’envoi par mail ou le stockage.
• Vérifier la compatibilité avec les logiciels en aval (comptable, signature électronique, CRM).

Avec des paramètres bien calibrés, chaque page scannée devient une brique propre, exploitable et intégrable dans les outils de l’entreprise.

Scanner avec un smartphone et organiser ses fichiers comme un pro

Le smartphone est devenu le « plan B » préféré des professionnels lorsqu’une imprimante multifonction Canon ou HP est occupée, distante ou capricieuse. Les apps de scan utilisent la caméra, y ajoutent une couche d’intelligence artificielle, corrigent la perspective, renforcent le contraste et exportent le tout en PDF. Pour un travailleur nomade, c’est souvent le moyen le plus rapide de numériser un document directement après un rendez-vous client.

Les applications comme Microsoft Lens, Adobe Scan, ou des solutions plus spécialisées exploitent la détection automatique des bords, une correction quasi instantanée, et parfois l’OCR intégré. Le résultat est bluffant dès lors que la luminosité est correcte et que le document est posé sur un fond bien contrasté.

Les bonnes pratiques pour scanner au smartphone peuvent se résumer ainsi :

• Choisir un fond sombre si le document est clair pour faciliter la détection des contours.
• Soigner la lumière (naturelle si possible) pour éviter les reflets et les zones brûlées.
• Tenir le téléphone bien au-dessus, parallèle au document, pour limiter les déformations.
• Vérifier le cadrage avant validation, en zoomant sur les détails importants.

Ces solutions sont particulièrement utiles lorsque les équipements physiques de bureau (imprimantes Epson, Brother, Ricoh, Xerox, etc.) ne sont pas accessibles, par exemple en déplacement, chez un client ou lors d’un événement. Le smartphone permet de capter un reçu, une carte de visite, un contrat signé et de l’envoyer immédiatement vers le cloud ou l’espace documentaire de l’entreprise.

Mais un bon scan sans une bonne organisation des fichiers reste une demi-mesure. Dans un environnement professionnel, il est recommandé de définir une nomenclature claire (date, type de document, nom du client ou du fournisseur) et de s’y tenir : « AAAA-MM-JJ_Type_NomClient », par exemple. Ce simple choix structure la recherche future.

Côté stockage, plusieurs options cohabitent :

Option	Avantages	Limites
Dossier local sur PC	Accès rapide, pas de dépendance au réseau	Risque de perte si pas de sauvegarde, partage limité
Serveur ou NAS	Centralisation pour l’équipe, sauvegarde maîtrisée	Nécessite une gestion IT minimale
Cloud (Google Drive, OneDrive…)	Accès partout, partage simplifié, historique	Dépendance à la connexion Internet et à un fournisseur

Pour les entreprises qui utilisent déjà un CRM, un outil de gestion de projet ou une plateforme comptable, connecter les flux de scan (imprimante ou mobile) à ces solutions est un levier puissant. Un contrat scanné et automatiquement attaché à une fiche client dans un CRM moderne devient instantanément accessible à tous les membres de l’équipe concernés. De même, une facture numérisée via une imprimante HP ou Epson et intégrée automatiquement dans un logiciel de gestion financière libère du temps administratif.

• Centraliser au maximum les documents scannés, plutôt que de les éparpiller entre dossiers perso.
• Automatiser les transferts depuis le smartphone vers un espace cloud dédié.
• Mettre en place des règles simples de nommage et de classement accessibles à toute l’équipe.
• Former rapidement les collaborateurs aux quelques réflexes de base.

Numériser, c’est aussi décider où, comment et par qui les documents seront retrouvés demain.

Exploiter l’OCR, l’automatisation et les imprimantes connectées pour aller plus loin

Une fois les documents correctement numérisés, la vraie valeur commence avec leur exploitation. C’est là que des technologies comme l’OCR, les workflows automatiques et les imprimantes connectées jouent un rôle stratégique. Les multifonctions d’aujourd’hui, qu’elles soient signées Canon, HP, Epson, Brother, Xerox, Ricoh ou Lexmark, ne se contentent plus de produire un PDF : elles s’intègrent à un écosystème complet de logiciels et de services web.

L’OCR (reconnaissance optique de caractères) transforme une image scannée en texte sélectionnable et modifiable. Concrètement, un contrat papier numérisé devient éditable dans un traitement de texte, une facture peut être découpée en champs (montant, TVA, fournisseur), un document long devient recherchable mot par mot. Certaines suites bureautiques, comme Microsoft 365 ou Google Workspace, proposent aujourd’hui cette fonction directement dans leurs outils.

Dans un contexte marketing, l’OCR rend par exemple possible la réutilisation rapide de contenus issus de magazines, de brochures imprimées, ou de vieilles présentations. Dans un contexte administratif, il simplifie le travail des équipes comptables, juridiques ou RH, qui peuvent extraire et traiter des données sans tout ressaisir à la main.

Parallèlement, les imprimantes multifonctions connectées peuvent déclencher des workflows automatisés. Quelques scénarios typiques :

• Scan vers mail : tout document numérisé dans le bac dédié part automatiquement à une adresse spécifique.
• Scan vers dossier partagé : chaque service dispose d’un dossier réseau où les documents arrivent, triés par type.
• Scan + OCR + classement : les documents sont reconnus, renommés et rangés automatiquement selon des règles (ex : facture = dossier « Fournisseurs »).
• Scan vers application SaaS : certains modèles se connectent directement à des plateformes comme Dropbox, Google Drive ou des apps métiers.

Les fabricants du segment pro – Ricoh, Xerox, certaines gammes HP Enterprise ou Canon business – proposent des interfaces d’administration qui permettent de configurer ces flux avec précision. Pour une PME, c’est souvent un investissement très rentable : moins de saisie, moins d’erreurs, moins de pertes de documents.

Ce potentiel d’automatisation renforce l’importance de la qualité initiale des scans. Un document mal cadré, illisible, ou numérisé avec une résolution insuffisante compliquera l’OCR et les traitements ultérieurs. D’où l’intérêt de fixer un standard minimal au sein de l’organisation : par exemple, « tout document administratif scanné en 300 DPI niveaux de gris PDF, orienté dans le bon sens, sans bordures superflues ».

Élément	Bénéfice	Exemple d’usage
OCR	Texte recherché et modifiable	Contrats, factures, dossiers clients
Workflows de scan	Moins de manipulations répétitives	Scan vers comptabilité ou CRM
Connexion cloud	Accès distant et collaboration	Partage de dossiers avec une équipe distribuée
Standards de qualité	Documents homogènes et exploitables	Politique documentaire d’entreprise

Pour les dirigeants, marketeurs ou freelances, le message est simple : numériser un document avec une imprimante n’est plus une tâche annexe. Bien intégrée, c’est une pièce de la stratégie digitale globale, au même titre que le site web, le CRM ou les campagnes d’acquisition.

Quelle résolution choisir pour numériser un document texte classique ?

Pour un document texte standard destiné à la lecture à l’écran ou à une impression occasionnelle, 300 DPI suffisent largement. Cette résolution offre un bon équilibre entre lisibilité et taille de fichier. Pour des archives importantes ou des documents légaux à conserver longtemps, tu peux monter à 400 voire 600 DPI, surtout si tu prévois d’appliquer de l’OCR.

Quel est le meilleur format pour numériser plusieurs pages ?

Pour des documents multipages (contrats, dossiers, factures regroupées), le PDF est le format le plus adapté. Il est largement compatible, facile à partager, et supporté nativement par la plupart des imprimantes multifonctions Canon, Epson, HP, Brother, Xerox, Ricoh, Lexmark, Samsung ou Dell.

Faut-il préférer le scan avec une imprimante ou avec un smartphone ?

L’imprimante multifonction reste la meilleure option pour une qualité homogène, surtout pour des gros volumes et des documents administratifs. Le smartphone est idéal en mobilité ou pour un besoin ponctuel, à condition d’utiliser une bonne application de scan avec correction de perspective et export en PDF.

Comment éviter que les fichiers scannés soient trop lourds ?

Pour limiter la taille des fichiers, utilise une résolution de 300 DPI pour les documents texte, privilégie le noir et blanc ou les niveaux de gris quand la couleur n’est pas indispensable et enregistre en PDF avec compression raisonnable. Évite les scans couleur 600 DPI pour des documents simples, qui multiplient inutilement le poids des fichiers.

Comment organiser efficacement ses documents numérisés ?

Adopte une convention de nommage claire (date + type + client/fournisseur), range les fichiers dans une arborescence logique par service ou usage, et centralise autant que possible dans un serveur, un NAS ou une solution cloud. Si possible, connecte ton imprimante aux outils métiers (comptabilité, CRM) pour automatiser le classement.